“Ma i dati posso recuperarli?“. Mi è stata posta spesso questa domanda e la risposta è “certamente si, almeno parzialmente, fatti salvi pochi casi notevoli definibili, scherzosamente, ‘sfigati‘.” Accade spesso di utilizzare Excel o altre applicazioni per elaborazioni anche piuttosto complesse. Sono fogli ben fatti perlopiù… ma solo a guardarli viene “il mal di testa“. Troppo complessi, pochissimo intuitivi. Access dispone di un’ottima dotazione di procedure di importazione ed esportazione. Vanno usate con criterio e per farlo occorre esperienza per raggiungere i risultati desiderati. Access inoltre è in grado di interfacciarsi, tramite driver ODBC, con quasi qualunque database (SQLServer, MySQL, Oracle per citare qualche esempio). Dunque le vostre tabelle colme di dati sono abbastanza al sicuro. Non voglio sembrarvi criptico o misterioso quando dico “esperienza” o “da usare con criterio“. La verità è che bisogna fare un piccolo sforzo per comunicare correttamente con Access: L’integrità e l’affidabilità dei dati sono imperniati su un sistema abbastanza rigoroso di “tipizzazione” dei dati. Non crediate che questa cosa accada solo con Access (o per meglio dire con “Jet“, il motore DB di Access): In realtà motori DB ben più blasonati hanno un sistema ancora più rigido e complesso di tipizzazione. E’ in qualche modo ovvio, una scelta obbligata se si vogliono ottenere risultati affidabili. Dunque non vi resta che armarvi di buona volontà ed analizzare a fondo quanto Access ha da offrirvi a riguardo:
| Denominazione | Descrizione |
| Contatore – Numerazione automatica | Viene generato un numero intero lungo per ogni record |
| Valuta | Un campo destinato a contenere valute (di default, quella installata a bordo del PC) |
| Data/Ora | Campo che contiene, in diversi sottoformati, una data ed un’ora |
| Collegamento Ipertestuale | Campo formattato in modo da facilitare l’inserimento (e l’utilizzo) di link come ad esempio email oppure URL di siti web |
| Testo | Qualunque stringa di testo in un numero limitato da 1 a 255 caratteri alfanumerici. Il numero di caratteri è determinato in fase di creazione del campo. |
| Memo | Campo pensato per contenere lunghi blocchi di testo, anche con formattazione RTF (Rich Text Format) |
| Oggetto OLE/Allegato | A seconda delle versioni di Access, campo destinato a collegare o incorporare un oggetto nel database (immagine, documento come allegato). Si veda la descrizione OLE |
| Si/No | Tipico formato booleano (vero/farso) utilissimo per creare campi “flaggabili” |
| Numerico | Dotato di numerosi sottoformati, consente la memorizzazione di numeri e valori anche in precisione doppia |
Ognuno di questi formati/sottoformati ha caratteristiche proprie che vanno attentamente ponderate in fase di progettazione in modo da contenere esattamente ciò che ci aspettiamo di immettere, nulla di più e nulla di meno
, eccezioni incluse. Ogni campo può essere reso indicizzato ed univoco. L’univocità, che implica l’indicizzazione, va usata con cautela ma è un alleato fantastico per evitare, già in fase di primo inserimento del dato, una duplicazione non ammessa (per esempio, la duplicazione di un codice fiscale). Si può fare molto di più: Possiamo indicizzare, quando non è possibile agire a livello di singolo campo, più campi insieme. In parole povere: Immaginiamo di voler controllare che Mario Rossi nato a Genova il 21/12/1961 non venga inserito due volte. Se il vostro DB si prospetta sufficientemente limitato (insomma, non l’intera popolazione di Genova e dintorni) possiamo tentare, senza particolari rischi, di rendere indicizzato ed univoco il dato nome+cognome+luogo di nascita+data di nascita. Il tutto, ovviamente, mantenendo in campi separati i dati. Il “come si fa” ve lo spiego in un apposito tutorial video:
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Questo è solo un esempio, nemmeno particolarmente “calzante”. Sono certo che riuscirete, possedendo ora il concetto di indicizzazione-univocità su campi multipli, di utilizzarlo non appena se ne presenterà l’occasione. Un appunto esperienziale: Non avete idea di quante duplicazioni ho trovato nei cosiddetti “database” che ho importato finora…