Senza la pretesa di voler essere esaustivo, ecco un breve riepilogo delle funzionalità di MS-Access:
Tabelle Gestisce un numero arbitrario di tabelle che possono essere tra loro relazionate e rese interdipendenti. Gestione grafica delle relazioni tra tabelle. Controllo di validità del contenuto dei campi. Ogni campo può contenere tipologie specifiche di dati ed effettuare un controllo sul tipo di input e visualizzazione del dato (es. maiuscolizzazione, maschera Codice fiscale, valuta, rich text, password invisibile ecc.). Possibilità di indicizzazione multipla dei dati (univocità controllata su un campo o su più campi nel loro complesso)
Query Interrogazione di tabelle, viste e ordinamenti, aggiornamento e accodamento, unione di tabelle, eliminazione, funzioni e calcoli, unione di campi, lookup su tabella e query, query in cascata, editor grafico (QbE – Query by Example) ecc. Form Viste a video ovvero Maschere per inserimento/modifica/visualizzazione. Viste tabellari o a scorrimento, possibilità di creazione di sottomaschere collegate alla principale, possibilità di automazione su evento, automazione su timer, gestione della grafica, campi invisibili, formattazione condizionale, gestione totali, possibilità di utilizzo di ActiveX dedicati (ad esempio un browser internet all’interno della maschera)…
Report Viste a stampa ovvero Reportistica per visualizzazione e stampa su carta e a video. Creazione di grafica personalizzata, totali, subtotali, conteggi, viste tabellari, possibilità di creazione di sottoreport collegati al report principale, formattazione condizionale…
Macro Possibilità di utilizzo di macro evolute (anche condizionali) per una programmazione degli eventi adatta a chi non conosce i linguaggi di programmazione VBA Supporto per il linguaggio di programmazione Visual Basic for Applications (VBA) ed integrazione completa con i prodotti Office e con librerie Windows/terze parti. Protezione del codice. Compilazione Codice. Programmazione ad oggetti, Moduli di Classe.
A chi serve?
- Innanzi tutto, a tutti coloro che necessitano di un ambiente affidabile e a prova di errori. Con un certo impegno si possono costruire applicazioni completamente guidate e consistenti, a prova di distrazione.
- A tutti coloro che necessitano di condividere in tempo reale le informazioni in tabella tra più utenti.
- A coloro che necessinano delle funzionalità relazionali ovvero quando è necessario superare le rigidità tipiche di una tabella excel a due sole dimensioni.
- A coloro che necessiano di effettuare calcoli complessi, iterativi o basati su condizioni ed eventi.
- A coloro che hanno necessità di presentare front-end (interfaccia interattiva) differenziati sulla base dell’utente a cui è destinato, pur operando sulla/sulle medesime basi di dati.
Requisiti richiesti
Una buona dose di pazienza, innanzi tutto. E’ un ambiente di lavoro completamente diverso dal suo parente più prossimo, Microsoft Excel.
Per questo motivo molti si trovano completamente spaesati fino al momento in cui comprendono che è proprio l’impostazione di Access ad essere vincente, più logica e razionale, più affidabile e decisamente molto meno “aleatoria”. Un esempio? In Excel le celle (righe, colonne) esistono “a priori”, in un numero arbitrario, quasi del tutto vuote. In access, in assenza di dati (record), semplicemente non esistono celle. Punto e basta.